Timothy Ferris, schreef in zijn boek ‘een werkweek van 4 uur’, over een ontzettend interessant fenomeen. Wat dat fenomeen is, ga ik vandaag met je delen. Het gaat je namelijk helpen om kritisch met je tijd om te gaan, waardoor je, mits juist toegepast, in de helft van je tijd je resultaat kunt verdubbelen. Klinkt te mooi om waar te zijn? Lees vooral verder.
De wet van Parkinson
Cyril Northcote Parkinson was een Britse marine-historicus, schrijver van een 60 boeken en bedenker van de wet van Parkinson. De wet luidt: “work expands to fill the time available for its completion”. Vrij vertaald betekent dit in het Nederlands dat het werk dat gedaan moet worden uitdijt naar de tijd die beschikbaar is om de taak te voltooien.
Maar wat betekent dit nu in praktijk? Ik zal je een voorbeeld geven.
Over twee weken is je nicht jarig en je wil graag een suprise party voor haar organiseren. In principe zou twee weken ruim voldoende moeten zijn om het feestje te organiseren. Je hoeft namelijk alleen maar wat boodschappen te doen, slingers te halen en ervoor zorgen dat ze naar de locatie van het feestje komt.
Omdat je meer dan genoeg tijd hebt om het feest te organiseren, wordt het te organiseren feestje steeds groter dan in eerste instantie de bedoeling was. Je oom wil een catering bedrijf in gaan schakelen, je neef wil iedere bezoeker filmen voor een video felicitatie en je tante zou het geweldig vinden als de hele familie een liedje voorbereidt.
Dat feestje dat in eerste instantie binnen een paar uur geregeld had kunnen worden, is nu iets geworden dat daadwerkelijk twee weken duurt om te organiseren. Dit is hoe de wet van Parkinson in praktijk werkt.
De meeste van ons stellen zaken vaak uit totdat de deadline echt in zicht begint te komen. Het opmerkelijke hieraan is dat we een project, zoals het bijvoorbeeld het organiseren van een feestje, vaak binnen een zeer korte tijd kunnen afronden, mits ons een zeer korte tijd voor de afronding wordt gegeven. Hoe meer tijd we krijgen, des te groter het feestje gaat worden en des te meer tijd we nodig hebben om het te organiseren.
Waarom hebben we soms een week nodig om een project af te ronden, terwijl een soortgelijk project binnen een dag afgerond kan zijn, op het moment dat het als spoedklusje tussendoor komt? Zou de strakke deadline ervoor kunnen zorgen dat je puur en alleen maar de focus kunt leggen op de zaken die er echt toedoen, omdat het project anders niet binnen de zeer kostbare tijd afgerond kan zijn?
Een interessant gegeven is dat hier een tweede wet bij komt kijken.
De wet van Pareto
De wet van Pareto, wat ook wel de 80-20 regel wordt genoemd, is een economische regel waarbij Vilfredo Pareto constateerde dat 80 procent van de bezittingen in Italië in haden was van slechts 20 procent van de Italiaans bevolking. Joseph Juran (bedrijfsadviseur) maakte deze term populair, omdat hij ontdekte dat de 80-20 regel op vele andere zaken van toepassing is.
Bij bedrijven die handelen in producten komt het vaak voor dat 20 procent van de producten, zorgt voor 80 procent van de omzet. Er bestaat een grote kans dat 20 procent van je klanten voor 80 procent van je omzet zorgt. Ondanks dat de daadwerkelijke percentages kunnen afwijken van deze regel, zegt het eigenlijk zoveel als dat een klein gedeelte aan de ene kant, een groot effect kan hebben aan de andere kant. Laat dat nu net het onderdeel van de deze wet zijn dat je kan helpen om in de helft van de tijd je resultaten te verdubbelen.
Het toepassen van de 80-20 regel
Heb je een waslijst aan taken en een hele stapel werk op je bureau liggen? Ben je geneigd vaak je mailbox bij te werken? Laat je werk vallen als er externe prikkels komen, zoals een berichtje of telefoontje? Komt het vaak voor dat je aan het einde van de dag niet het gevoel hebt dat je productief bent geweest, ondanks dat je het wel druk hebt gehad? Dan gaat dit principe je echt verder helpen.
Een druk leven hebben, betekent namelijk niet dat je een productief leven hebt. Het kan zelfs het tegenovergestelde betekenen zolang je de focus legt op de verkeerde zaken en alleen maar werkzaamheden aan het uitvoeren bent die je nauwelijks vooruit helpen.
Het toepassen van de 80-20 regel betekent dat 20 procent van je werkzaamheden zorgen voor 80 procent van je resultaat. Dit betekent ook dat 80 procent van je werkzaamheden, zorgt voor slechts 20 procent van je resultaat. Die grote stapel werk die op je ligt te wachten, moet misschien wel worden afgerond, maar slechts een klein gedeelte is echt belangrijk.
Moet het merendeel dan niet gedaan worden? Misschien wel, maar misschien ook niet!
In mijn blog over ‘de super simpele manier om al je doelen te behalen’, schreef ik al dat je een groot gedeelte van je werkzaamheden moet delegeren, of moet elimineren, ofwel uitbesteden aan een ander, of gewoon mee stoppen.
80 procent van je resultaat, komt voort uit 20 procent van je acties. Laat dit even op je inwerken.
Ik ga nog een keer voor je herhalen dat 80 procent van je resultaat voortkomt uit 20 procent van je acties.
Omdat dit misschien een beetje lastig te bevatten is wil ik het concreet voor je maken. Dit principe betekent dus dat als we 10 uur werken op een dag waar we 100 euro verdienen, we acht uur van die dag (80 procent) besteden aan werkzaamheden die slechts een bijdrage van 20 procent leveren aan ons resultaat. Ofwel, we werken 8 uur om 20 euro te verdienen. De overige 80 euro komt van de twee uur (20 procent van de dag), omdat we dan pas het werk doen dat ons het meeste oplevert.
En dit doen wij niet alleen, dit doen wereldwijd miljoenen mensen met ons, iedere dag weer.
80-20 en de wet van Parkinson
Stel je nu eens voor, dat we niet die twee uur per dag de focus leggen op dat wat echt belangrijk is, maar acht uur. Dat we acht uur per dag de focus leggen op de zaken die voor 80 procent bijdragen aan het resultaat. Dan zouden we die dag toch veel meer resultaat behalen?
Maar goed, hoe kun je dan in de helft van je tijd je resultaat verdubbelen? Simpelweg door de wet van Parkinson toe te passen op de werkzaamheden die je doet binnen de 80-20 regel. Kies er bewust voor om strakkere deadlines te stellen en jezelf minder tijd te geven voor het voltooien van je taken. Als iets morgen af moet zijn, zorg er dan voor dat je het vandaag af kunt maken. Als je een dag wilt besteden aan een project, geef jezelf dan tot de lunch om het af te maken. En de rest van je tijd? Ga lekker genieten, dat heb je wel verdiend!